covalana

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

1.1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der webbasierten SaaS-Plattform zur KI-gestützten Textanalyse (nachfolgend „Dienst" oder „Plattform"), die zwischen der covalana UG (haftungsbeschränkt) (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden (nachfolgend „Kunde") geschlossen werden.

1.2 B2B-Anwendungsbereich

Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmen, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen im Sinne von § 310 Abs. 1 BGB. Die Nutzung durch Verbraucher ist nicht vorgesehen und ausgeschlossen.

1.3 Vertragsgegenstand

Der Anbieter stellt dem Kunden eine webbasierte Software-Plattform zur Verfügung, die es ermöglicht:

Texte hochzuladen und zu verarbeiten
KI-gestützte Analysen der Textinhalte durchzuführen
Analyseergebnisse zu erhalten und als PDF-Bericht herunterzuladen
Benutzerkonten zu verwalten

1.4 Abweichende Bedingungen

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

§ 2 Vertragsschluss und Registrierung

2.1 Registrierung

Der Vertragsschluss erfolgt durch Registrierung eines Benutzerkontos auf der Website des Anbieters (https://www.covalana.com) und Bestätigung der Registrierung durch den Kunden.

2.2 Vertragsschluss

Mit der Registrierung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrages ab. Der Anbieter nimmt dieses Angebot durch Freischaltung des Benutzerkontos an. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung zustande.

2.3 Testzugang

Der Anbieter kann Testzugänge mit eingeschränkter Laufzeit (typischerweise 14 Tage) anbieten. Nach Ablauf des Testzeitraums wird das Testkonto automatisch gelöscht, sofern kein kostenpflichtiger Vertrag abgeschlossen wurde.

2.4 Pflichtangaben

Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung vollständige und wahrheitsgemäße Angaben zu machen:

Name des Nutzers
Geschäftliche E-Mail-Adresse
Name und Sitz des Unternehmens
Ggf. weitere für die Vertragsabwicklung erforderliche Daten

2.5 Zugangsdaten

Der Kunde ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) verantwortlich. Bei Verdacht auf unbefugte Nutzung ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.

§ 3 Leistungsumfang

3.1 Funktionsumfang

Der Anbieter stellt dem Kunden folgende Funktionen zur Verfügung:

Hochladen und Verarbeitung von Textdateien
KI-gestützte Textanalyse mittels externer KI-Schnittstellen
Generierung von Analyseergebnissen
Download von Analyseergebnissen als PDF
Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten

3.2 Verfügbarkeit

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Plattform, garantiert jedoch keine bestimmte Verfügbarkeit, soweit keine gesonderte Service Level Agreement (SLA) vereinbart wurde.

Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden nach Möglichkeit mindestens 48 Stunden im Voraus per E-Mail angekündigt.

3.3 Technische Voraussetzungen

Für die Nutzung des Dienstes ist ein internetfähiges Endgerät mit aktuellem Webbrowser erforderlich. Der Kunde trägt die Verantwortung für:

Funktionierende Internetverbindung
Aktuellen Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge)
Kompatible Hardware und Software

3.4 Weiterentwicklung

Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang der Plattform zu erweitern oder anzupassen, sofern dies die vertragsgemäße Nutzung nicht wesentlich beeinträchtigt.

3.5 Einschränkungen

Der Anbieter kann die Nutzung der Plattform zeitweilig einschränken, sofern dies aus Sicherheitsgründen, zur Systemwartung oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist.

§ 4 Nutzungsbedingungen und Pflichten des Kunden

4.1 Zulässige Nutzung

Der Kunde verpflichtet sich, den Dienst ausschließlich für rechtmäßige Zwecke im Rahmen seiner geschäftlichen Tätigkeit zu nutzen.

4.2 Verbotene Inhalte

Der Kunde verpflichtet sich, keine Inhalte hochzuladen oder zu verarbeiten, die:

Gegen geltendes Recht verstoßen
Rechte Dritter (insbesondere Urheberrechte, Markenrechte, Persönlichkeitsrechte) verletzen
Schadsoftware, Viren oder sonstige schädliche Komponenten enthalten
Gegen die guten Sitten verstoßen
Extremistische, diskriminierende oder gewaltverherrlichende Inhalte enthalten

4.3 Datenschutz und personenbezogene Daten

Der Kunde ist verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten, die er über die Plattform verarbeitet. Insbesondere verpflichtet sich der Kunde:

Eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sicherzustellen (z.B. Einwilligung, Vertrag)
Betroffene Personen gemäß Art. 13/14 DSGVO zu informieren
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) anzuerkennen und einzuhalten

4.4 Sicherheit

Der Kunde verpflichtet sich:

Seine Zugangsdaten geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben
Bei Verdacht auf Missbrauch den Anbieter unverzüglich zu informieren
Sicherheitsmaßnahmen auf seinen Endgeräten zu implementieren

4.5 Systemintegrität

Der Kunde verpflichtet sich, keine Handlungen vorzunehmen, die:

Die Funktionsfähigkeit der Plattform beeinträchtigen
Die Plattform übermäßig belasten (z.B. durch automatisierte Massenanfragen)
Sicherheitsmechanismen umgehen oder manipulieren
Reverse Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung der Software vornehmen

4.6 Compliance

Der Kunde stellt sicher, dass seine Nutzung der Plattform allen anwendbaren Gesetzen und Vorschriften entspricht, insbesondere:

DSGVO und nationale Datenschutzgesetze
Urheberrechtsgesetze
Exportkontrollvorschriften
Branchenspezifische Regulierungen

§ 5 Preise, Zahlungsbedingungen und Laufzeit

5.1 Preise

Die Preise für die Nutzung der Plattform ergeben sich aus der jeweils aktuellen Preisliste auf der Website des Anbieters oder aus individuellen Vereinbarungen.

Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

5.2 Preisänderungen

Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen zu ändern. Preisänderungen gelten ab Beginn der nächsten Abrechnungsperiode.

Bei Preiserhöhungen von mehr als 10% hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht innerhalb von 14 Tagen nach Bekanntgabe der Preiserhöhung.

5.3 Zahlungsbedingungen

Rechnungen werden per E-Mail zugestellt und sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verlangen.

5.4 Abrechnungsperiode

Die Abrechnung erfolgt monatlich, sofern nicht anders vereinbart. Der Rechnungszeitraum beginnt mit dem Tag der Freischaltung des Kontos.

5.5 Zahlungsverzug und Sperrung

Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Plattform zu sperren, bis die ausstehenden Beträge vollständig beglichen sind.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

6.1 Vertragslaufzeit

Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern nicht ausdrücklich eine feste Laufzeit vereinbart wurde.

6.2 Ordentliche Kündigung

Beide Parteien können den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen.

Bei Verträgen mit fester Mindestlaufzeit ist eine ordentliche Kündigung erst nach Ablauf der Mindestlaufzeit möglich, sofern nicht anders vereinbart.

6.3 Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

Der Kunde gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt (insbesondere § 4 dieser AGB)
Der Kunde mit der Zahlung von zwei aufeinanderfolgenden Monatsbeträgen in Verzug ist
Der Kunde zahlungsunfähig wird oder ein Insolvenzverfahren beantragt wird
Der Kunde die Plattform für rechtswidrige Zwecke nutzt

6.4 Form der Kündigung

Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail ausreichend) und sind an contact@covalana.com zu richten.

6.5 Folgen der Beendigung

Mit Beendigung des Vertrages wird der Zugang zur Plattform deaktiviert. Der Kunde hat die Möglichkeit, seine Daten vor Vertragsende herunterzuladen.

Nach Vertragsende werden alle Daten des Kunden gemäß den Löschfristen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gelöscht.

§ 7 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

7.1 Datenschutz

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Details regelt die Datenschutzerklärung.

7.2 Auftragsverarbeitung

Soweit der Kunde personenbezogene Daten über die Plattform verarbeitet, wird der Anbieter als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig.

Die Details der Auftragsverarbeitung regelt der separate Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), der Bestandteil dieses Vertrages ist.

7.3 Drittlandübermittlung

Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass im Rahmen der Textanalyse Daten an OpenAI, L.L.C. (USA) übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Details regeln die Datenschutzerklärung und der AVV.

§ 8 Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte

8.1 Rechte des Anbieters

Alle Rechte an der Plattform, einschließlich des Quellcodes, der Datenbanken, des Designs und aller sonstigen Inhalte, verbleiben beim Anbieter oder seinen Lizenzgebern.

8.2 Nutzungsrechte des Kunden

Der Kunde erhält ein nicht-exklusives, nicht übertragbares, auf die Vertragslaufzeit beschränktes Recht zur Nutzung der Plattform gemäß diesen AGB.

8.3 Rechte an Kundendaten

Der Kunde behält alle Rechte an den von ihm hochgeladenen Texten und Daten. Der Anbieter erwirbt hieran keine Rechte, mit Ausnahme der zur Vertragserfüllung erforderlichen Nutzung.

8.4 Analyseergebnisse

Die vom Anbieter generierten Analyseergebnisse und PDF-Berichte stehen dem Kunden zur uneingeschränkten Nutzung zur Verfügung.

8.5 Verbotene Handlungen

Der Kunde ist nicht berechtigt:

Die Plattform zu dekompilieren, zu disassemblieren oder rückzuentwickeln
Die Plattform oder Teile davon zu kopieren oder nachzubilden
Die Plattform an Dritte weiterzulizenzieren oder unterzulizenzieren
Marken, Logos oder sonstige Kennzeichnungen des Anbieters zu entfernen oder zu verändern

§ 9 Gewährleistung

9.1 Gewährleistungsumfang

Der Anbieter gewährleistet, dass die Plattform die vereinbarten Funktionen im Wesentlichen erbringt und frei von wesentlichen Mängeln ist.

9.2 Mängelmeldung

Der Kunde ist verpflichtet, Mängel unverzüglich nach Entdeckung in Textform (E-Mail) an contact@covalana.com zu melden.

9.3 Mängelbeseitigung

Bei Vorliegen eines Mangels wird der Anbieter nach eigener Wahl:

Den Mangel beseitigen (Nachbesserung), oder
Eine mangelfreie Version der Plattform bereitstellen (Nachlieferung)

Der Anbieter hat zwei Versuche zur Nacherfüllung. Nach erfolglosem zweiten Versuch kann der Kunde nach seiner Wahl die Vergütung mindern oder vom Vertrag zurücktreten.

9.4 Ausschluss der Gewährleistung

Die Gewährleistung ist ausgeschlossen bei:

Mängeln, die auf unsachgemäßer Nutzung oder Änderungen durch den Kunden beruhen
Mängeln, die durch nicht kompatible Hard- oder Software des Kunden verursacht werden
Geringfügigen Abweichungen von der vereinbarten Beschaffenheit
Naturgemäßen Schwankungen bei KI-gestützten Analysen (die Ergebnisse können variieren)

9.5 Keine Garantie für KI-Ergebnisse

Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass die Analyseergebnisse durch KI-Systeme generiert werden. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für:

Die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Qualität der Analyseergebnisse
Die Eignung der Ergebnisse für einen bestimmten Zweck
Die Übereinstimmung der Ergebnisse mit fachlichen Standards

Der Kunde ist verpflichtet, die Analyseergebnisse eigenverantwortlich zu prüfen und zu bewerten.

§ 10 Haftung

10.1 Haftung bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

10.2 Haftung bei leichter Fahrlässigkeit

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertraut und vertrauen darf.

10.3 Haftungshöchstgrenze

Die Haftung ist in jedem Fall begrenzt auf:

Bei Sachschäden und sonstigen Vermögensschäden: EUR 10.000 pro Schadensereignis
Bei Datenverlust: die Kosten der Wiederherstellung bei ordnungsgemäß durchgeführter Datensicherung

10.4 Ausschluss der Haftung für mittelbare Schäden

Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn und Schäden aus Ansprüchen Dritter ist ausgeschlossen, soweit nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhend.

10.5 Produkthaftungsgesetz

Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

10.6 Datensicherung

Der Kunde ist für die regelmäßige Sicherung seiner Daten selbst verantwortlich. Der Anbieter haftet nicht für Datenverlust, wenn der Schaden durch eine ordnungsgemäße Datensicherung durch den Kunden vermieden worden wäre.

10.7 Haftung für Inhalte des Kunden

Der Anbieter haftet nicht für Inhalte, die der Kunde über die Plattform verarbeitet. Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die auf rechtswidrigen Inhalten des Kunden beruhen.

§ 11 Vertraulichkeit

11.1 Vertrauliche Informationen

Beide Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen, die sie im Rahmen der Vertragsbeziehung erhalten, vertraulich zu behandeln und nur für Vertragszwecke zu verwenden.

11.2 Ausnahmen

Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die:

Öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass dies auf einer Pflichtverletzung beruht
Dem Empfänger bereits vor Erhalt bekannt waren
Von Dritten rechtmäßig ohne Geheimhaltungspflicht zur Verfügung gestellt wurden
Aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen

11.3 Dauer

Die Vertraulichkeitspflicht besteht auch nach Beendigung des Vertrages für einen Zeitraum von 5 Jahren fort.

§ 12 Höhere Gewalt

Der Anbieter haftet nicht für die Nichterfüllung oder verzögerte Erfüllung seiner Pflichten, wenn diese auf höhere Gewalt zurückzuführen ist. Als höhere Gewalt gelten insbesondere:

Naturkatastrophen
Krieg, Terrorismus, Aufruhr
Streik und Aussperrung
Ausfall von Telekommunikationsnetzen oder Gateways außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters
Handlungen von Behörden
Ausfall von Diensten Dritter (z.B. OpenAI API)

Bei höherer Gewalt von mehr als 30 Tagen Dauer haben beide Parteien das Recht, vom Vertrag zurückzutreten.

§ 13 Änderungen der AGB

13.1 Änderungsrecht

Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB zu ändern, soweit dies erforderlich ist aufgrund:

Änderungen der Rechtslage
Änderungen der Rechtsprechung
Technischer oder wirtschaftlicher Entwicklungen
Erweiterungen oder Änderungen des Leistungsumfangs

13.2 Ankündigung

Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt.

13.3 Widerspruchsrecht

Der Kunde kann den Änderungen innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung widersprechen. Bei Widerspruch gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort. Der Anbieter ist in diesem Fall berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen zu kündigen.

Widerspricht der Kunde nicht, gelten die Änderungen als akzeptiert.

§ 14 Schlussbestimmungen

14.1 Anwendbares Recht

Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

14.2 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Hamburg, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

14.3 Abtretung

Der Kunde ist nicht berechtigt, seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters an Dritte abzutreten.

14.4 Schriftform

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform (E-Mail ausreichend). Dies gilt auch für die Änderung dieser Schriftformklausel.

14.5 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

14.6 Sprache

Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieser AGB. Übersetzungen dienen nur der Information.

§ 15 Kontakt und Support

Support-Anfragen:
E-Mail: contact@covalana.com

Geschäftszeiten:
Montag bis Freitag, 9:00 - 17:00 Uhr (außer an gesetzlichen Feiertagen in Hamburg)

Anschrift:
covalana UG (haftungsbeschränkt)
Roßberg 16
22089 Hamburg
Deutschland

Geschäftsführer: Benjamin Wardemann
Handelsregister: HRB 194601, Amtsgericht Hamburg
USt-IdNr.: DE458533274

Stand: Februar 2026

Version: 1.0

Allgemeine Geschäftsbedingungen

für die Nutzung der SaaS-Plattform zur KI-gestützten Textanalyse